Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de su decreto reglamentario 1377 de 2013, PROPIDEO, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C, portal Web: www.propideo.com y correo electrónico: [email protected] y teniendo en cuenta que para el desarrollo de su actividad económica esta Compañía requiere información personal de los titulares de la información, se hace responsable del tratamiento de la base de datos que contiene información personal de cada uno de ellos, así mismo se encargará de velar por la adecuada recolección, tratamiento, conservación y la estricta confidencialidad de los mismos y propenderá por la protección de sus derechos.
Teniendo en cuenta lo anterior, PROPIDEO informa a continuación los términos y condiciones del tratamiento y administración de los datos personales, su política de tratamiento, así como los procedimientos establecidos para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos establecidos en las leyes de protección de datos personales.
Actualmente la Compañía cuenta con una plataforma en la cual se captura y almacena la información suministrada por los titulares de la información. Estos datos personales registrados en la respectiva base de datos se encuentran exclusivamente a disposición del personal autorizado y capacitado. Además, se cuenta con procedimientos internos de seguridad de la información, protocolos de acceso y administración de la base de datos para evitar vulneración de la información almacenada.
La presente Política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales PROPIDEO realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y tratamiento a los datos de los titulares de la información. Los Empleados, Clientes, Proveedores y visitantes, al aceptar los Términos y Condiciones de PROPIDEO, están aceptando expresamente la siguiente Política y generan una autorización expresa para la utilización de sus datos conforme a lo aquí expuesto. El trabajador de PROPIDEO, al momento de su vinculación mediante contrato laboral, acepta expresamente la presente Política y autoriza el tratamiento de sus datos personales. De igual manera, los proveedores de bienes y servicios, al momento de la suscripción del respectivo contrato de prestación de servicios, autorizan al tratamiento de sus datos según la presente Política.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de PROPIDEO, así como para la vinculación laboral o por prestación de servicios. Los titulares de la información registran o entregan su información de manera libre y voluntaria y reconocen que los han leído y los aceptan expresamente.
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en la presente política y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se dan a conocer los siguientes conceptos:
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; para PROPIDEO se entenderá como titular de la información los asociados y/o clientes, trabajadores y proveedores.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PROPIDEO solicitará los datos necesarios para la prestación del servicio, adquisición de productos y por vinculación laboral. En algunos casos, podrá solicitar información adicional y sensible la cual será de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares de la información.
Se informa a los titulares de la información que, una vez suministrados sus datos personales de manera voluntaria y libre, a través de su vinculación y posteriormente cada vez que realicen actualización de sus datos, éstos serán almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo con el servicio, producto adquirido o vinculación laboral y por prestación de servicios.
Las bases de datos se encuentran alojadas en archivos físicos y en servidores de altas capacidades, ubicados en centros de datos con políticas de seguridad, de acuerdo con las normas internacionales y mejores prácticas avaladas por los organismos competentes. De igual manera, se establecen roles y políticas de acceso para funcionarios y entes de supervisión, contando con sistemas de vigilancia y seguridad competentes que garantizan su debida protección.
La información proporcionada por los titulares de la información de PROPIDEO se recolecta, se almacena, se usa y se comparte con algunas áreas de la Compañía y con entidades a las que se requieran transferir los datos para darle el tratamiento de acuerdo a los fines autorizados por el titular, esto con la intención de prestar de manera adecuada los servicios y/o productos ofrecidos.
La información requerida se recolecta para las siguientes finalidades:
Antes de realizar una recolección o captura de datos la Compañía le dará a conocer a la persona la información requerida para el servicio o producto solicitado, si la persona decide suministrar esta información, estará aceptando que sus datos podrán ser utilizados para los fines que PROPIDEO le haya comunicado para la finalidad específica. Para hacer efectiva esta autorización, a partir de la fecha de actualización de esta política, PROPIDEO contará con la autorización de los titulares de la información para el tratamiento de sus datos personales, a continuación, PROPIDEO da a conocer los aspectos relacionados con la obtención de dicha autorización:
Autorización: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de PROPIDEO requieren del consentimiento libre, del titular de los mismos. Por lo cual PROPIDEO en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
Forma y mecanismos para otorgar la autorización: PROPIDEO definirá los medios por los cuales obtendrá la autorización a saber: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Esta autorización será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.
Al obtener la autorización del titular de la información se garantiza que se le ha dado a conocer, los fines para los cuales ha sido recolectada su información personal, además que tiene la opción de conocer cualquier alteración y/o el uso que se le dará a los mismos. En la autorización, se informa al titular de la información, que PROPIDEO, es el responsable de recopilar sus datos personales, el destino de éstos y como ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados. Además, se informa si recopilará datos sensibles.
Soporte de la autorización: PROPIDEO adoptará las medidas necesarias para mantener registros de las autorizaciones para el tratamiento de datos personales por parte de los titulares de la información.
PROPIDEO pondrá a disposición de los titulares de la información, la política de privacidad y de tratamiento de datos personales en la página web de la Compañía www.propideo.com.
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, y bajo las condiciones que indica la ley.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de la información tiene los siguientes derechos:
Los titulares de la información podrán realizar las peticiones, consultas, quejas, reclamos, por los siguientes medios:
Correo electrónico: Se pueden comunicar mediante el correo electrónico: [email protected]. Toda solicitud, para ser tramitada, deberá presentarse por el titular de la información o por su representante legal, el cual deberá comprobar su identidad, PROPIDEO responderá todas las peticiones, consultas y reclamos de acuerdo con los términos establecidos por la ley.
Los titulares de la información de manera gratuita podrán solicitarle a PROPIDEO como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice y los rectifique. Además podrá incluir nuevos datos, suprimirlos o excluirlos de la base de datos, pero en todo caso se debe acreditar la identidad del titular de los datos.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta al titular de los datos y no sea posible comprobar que la misma actúa en representación de aquél, se tomará por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por PROPIDEO, mencionados en el numeral 6 de la presente política y además deben contener, la siguiente información:
La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, que le permiten tener el poder de decisión y control sobre su información personal y, el derecho a la protección de esta. Es deber de PROPIDEO cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la ley, por lo tanto, da a conocer los siguientes derechos de los titulares de la información:
Derecho de acceso o conocimiento de la información: El poder de disposición o decisión que tiene el titular de los datos sobre su información, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer todo lo relacionado con su información personal, de esta manera, PROPIDEO garantiza al titular su derecho de acceso mediante las siguientes opciones:
Derecho a rectificación y actualización de datos: PROPIDEO se encargará de rectificar y actualizar a solicitud del titular de los datos, la información que resulte ser incompleta o inexacta. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
Derecho de supresión de datos y revocatoria de la autorización: Los titulares de la información tienen el derecho de solicitar a PROPIDEO la supresión de datos y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012 el cual establece lo siguiente:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
Los titulares de la información podrán solicitar la supresión de información en los siguientes casos:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular de los datos, siempre y cuando no se incumpla con los requisitos requeridos en los reglamentos internos y el Estatuto de PROPIDEO.
En caso de que PROPIDEO decida la supresión de la información ésta se eliminará, de tal manera que no se permita su recuperación.
PROPIDEO no ejercerá el derecho a la supresión de datos cuando:
Los datos personales son propiedad de los titulares de esta información, por lo tanto, sólo ellos pueden decidir sobre los mismos, teniendo en cuenta lo anterior, PROPIDEO, hará uso de ellos sólo en aquellas finalidades para las que se encuentra facultado y acatando la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 PROPIDEO se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:
El titular de los datos, con la aceptación de la Política de Privacidad, declara conocer que PROPIDEO, puede suministrar datos de su información personal a las empresas con las cuales establece vínculos comerciales para garantizar el mejoramiento de los servicios, y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente acepta que podrán ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.
La autorización estará vigente a partir del momento en que el titular del dato la acepta, y durante el tiempo en que PROPIDEO ejerza las actividades propias de su actividad económica, ligada a la finalidad para la cual fue recolectado el dato personal y una vez termine la relación con PROPIDEO, ésta podrá conservar dicha información hasta por 10 años, sin perjuicio de la solicitud de eliminación de la información que pueda presentar el titular de los datos.